A gestão de transportes não é tarefa fácil. Se a sua empresa trabalha com várias transportadoras – DHL, CTT, UPS e mais uma mão cheia de parceiros – sabe bem o stress que pode ser gerir tudo ao mesmo tempo. Pedir orçamentos em diferentes plataformas, acompanhar o estado dos envios e manter tudo sob controlo pode facilmente tornar-se um caos. Não admira que grande parte dos gestores considerem o seu trabalho altamente stressante
Afinal, em que consiste a gestão de transportes? E como o fazer de forma prática? Quer tenha 1 ou 50 transportadoras sob gestão, existem boas práticas, processos e ferramentas que podem ajudar.
O que é a gestão centralizada de transportes?
A gestão centralizada de transportes é o processo de coordenar, monitorizar e otimizar o fluxo logístico, para que cada envio chegue onde deve, no tempo certo e dentro do orçamento.
Este processo envolve significa negociar preços, escolher a transportadora ideal para cada envio e acompanhar tudo ao minuto. Também implica evitar o temido “onde está a minha encomenda?” com sistemas de tracking eficientes e saber reagir quando algo corre mal.
Feita da forma certa, poupa tempo, dinheiro e dores de cabeça. Feita da forma errada? Telefonemas inesperados, entregas perdidas e clientes insatisfeitos.
Porque é importante fazer uma boa gestão centralizada de transportes
Uma boa gestão de transportes tem um impacto direto nos custos, na eficiência e na satisfação dos clientes.
1. Redução de custos operacionais
Sem um sistema organizado, pode pagar mais por transportes do que realmente necessita. Uma boa gestão permite comparar preços, negociar melhores condições com as transportadoras e evitar despesas desnecessárias, como penalizações por atrasos ou custos extra com armazenamento.
2. Visibilidade e controlo sobre os envios
Acompanhar encomendas em tempo real e ter acesso a toda a informação num único lugar faz toda a diferença. Uma gestão eficiente elimina a incerteza sobre onde estão os envios, quando vão ser entregues e se há algum problema a resolver antes que se torne um entrave maior.
3. Maior eficiência e menos tempo desperdiçado
Pedir orçamentos manualmente, aceder a múltiplas plataformas de transportadoras ou lidar com falhas de comunicação entre equipas pode consumir horas preciosas. Com uma gestão bem estruturada, tudo fica mais ágil.
4. Melhor experiência para o cliente
Atrasos, extravios ou falhas de comunicação com as transportadoras interferem diretamente na satisfação dos clientes. Garantir que as entregas chegam a tempo, com informação clara e um acompanhamento eficaz, melhora a confiança na marca e reduz reclamações.
5. Capacidade de antecipar e resolver problemas rapidamente
Um erro num envio pode gerar um efeito dominó de atrasos e custos extra. Uma boa gestão de transportes permite reagir rapidamente quando algo corre mal, minimizar impactos negativos para a empresa e para o cliente.
Como fazer uma boa gestão de transportes?
Uma boa gestão de transportes exige estratégia, tecnologia e uma abordagem intransigente para cortar desperdícios e aumentar a eficiência.
1. Centralize a gestão de transportadoras
Se trabalha com várias transportadoras, o ideal é concentrar tudo num único sistema. Assim, evita o caos de lidar com múltiplas plataformas, facilita a comparação de preços e garante um acompanhamento mais eficiente dos envios.
2. Negoceie melhores condições de envio
Os custos de transporte podem ser uma fatia significativa das despesas operacionais. Ter visibilidade sobre os preços e volumes de envios permite negociar tarifas mais vantajosas e condições ajustadas à sua realidade.
3. Acompanhe os envios em tempo real
Saber exatamente onde estão os envios e quando vão ser entregues evita surpresas desagradáveis. Uma boa gestão inclui monitorização em tempo real, permitindo antecipar problemas e agir rapidamente caso algo corra mal.
4. Automatize processos sempre que possível
Desde pedidos de orçamento até ao envio de notificações para os clientes, automatizar tarefas reduz o tempo gasto em burocracias e minimiza erros manuais.
5. Analise dados e otimize continuamente
A melhor forma de melhorar a gestão de transportes é basear decisões em dados. Avalie tempos de entrega, custos médios por transportadora e incidência de problemas para identificar áreas de melhoria e otimizar processos.
6. Tenha um plano para imprevistos
Atrasos, greves ou extravios acontecem. Ter estratégias definidas para lidar com imprevistos – seja através de transportadoras alternativas ou políticas de reenvio – ajuda a minimizar o impacto na operação e na experiência do cliente.
Como escolher um bom software de gestão centralizada de transportes
A gestão de transportes envolve uma quantidade surpreendente de variáveis. Estes são os principais critérios a considerar.
1. Compatibilidade com múltiplas transportadoras
O software deve permitir a integração com todas as transportadoras com que trabalha, para que consiga gerir orçamentos, envios e tracking num único lugar. Quanto maior for a compatibilidade, maior a flexibilidade na escolha do melhor parceiro para cada envio.
2. Facilidade de utilização
Se as ferramentas forem complexas e difíceis de usar, acabam por ser um entrave à produtividade. Um bom software deve ter uma interface intuitiva e processos simplificados para que qualquer utilizador consiga fazer a gestão sem dificuldades.
3. Funcionalidades essenciais
Antes de decidir, verifique se o software cobre todas as suas necessidades. Algumas funcionalidades indispensáveis incluem:
- Comparação de tarifas entre transportadoras
- Monitorização de envios em tempo real
- Gestão automatizada de etiquetas e documentos
- Relatórios de desempenho e custos
4. Automação de processos
A capacidade de automatizar tarefas, como pedidos de orçamento ou notificações de envio, reduz o tempo gasto em operações manuais e minimiza erros. Quanto mais automação, maior a eficiência da sua equipa.
5. Integração com outras ferramentas
Se já utiliza um ERP, uma plataforma de e-commerce ou um sistema de gestão de armazéns, o software de transportes deve ser compatível para garantir um fluxo de trabalho contínuo e sem falhas.
6. Suporte e atualizações regulares
Um bom software não é apenas aquele que funciona bem hoje, mas sim o que evolui para acompanhar as exigências do mercado. Escolha uma solução com um suporte eficiente e atualizações frequentes.
7. Escalabilidade
O seu volume de envios pode crescer no futuro. O software deve ser capaz de acompanhar essa evolução sem perder eficiência ou exigir mudanças drásticas na operação.
CTM: o software de gestão centralizada de transportes da Softingal que coloca os seus envios no caminho certo
As empresas que comercializam produtos – desde peças automóveis a medicamentos ou materiais de construção – lidam diariamente com o desafio de gerir transportes próprios e de várias transportadoras ao mesmo tempo. Saltar entre plataformas para pedir cotações, acompanhar envios e garantir que tudo corre sem falhas pode ser um autêntico quebra-cabeças.
O CTM (Cloud Transportation Management) resolve tudo isso ao centralizar todas as transportadoras numa única plataforma. Aqui pode gerir envios, comparar preços, monitorizar entregas e garantir um fluxo de trabalho ágil e eficiente.
Mas o CTM vai além da centralização: com uma app mobile nativa, os motoristas acompanham as suas rotas, comunicam em tempo real e registam quilómetros percorridos. A gestão de viagens e serviços simplifica a atribuição de motoristas, o controlo de custos, proveitos e a organização documental.
Precisa de uma visão global? O dashboard interativo permite acompanhar a evolução do negócio, analisando dados por motorista, veículo e cliente. Para empresas que operam em grupo, a funcionalidade Multi Empresa permite gerir recursos de forma integrada.
Os clientes também beneficiam: através do portal dedicado, podem aceder ao estado dos envios, comprovativos e Track&Trace. Além disso, pode automatizar notificações por e-mail ou SMS e definir tabelas de preços para calcular valores de serviço sem complicações.
Quer experimentar? Marque já uma demonstração.
